Das gilt es im Prozessmanagement zu beachten
Um langfristig erfolgreich zu sein, benötigst du strukturierte Prozesse, die es dir ermöglichen, das Tagesgeschäft an deine Mitarbeiter zu delegieren. Dies macht dein Unternehmen unabhängiger von deiner direkten Beteiligung. Solche Prozesse müssen sorgfältig entwickelt und durch geeignete Software unterstützt werden. Ein effizienter Prozess sollte folgende Elemente enthalten:
Projektmanagement
Kunden-Management
Kundenmanagement:
Kanäle identifizieren: Erkenne, welche Kanäle neue Kunden zu dir führen, sei es über die Website, Telefon, soziale Medien oder E-Mails.
Anfragen bearbeiten: Bestimme klar, wer im Team für die Bearbeitung von Kundenanfragen verantwortlich ist. Erstelle klare Zuständigkeiten und Vertretungsregelungen, sodass auch bei Abwesenheit eines Mitarbeiters eine nahtlose Bearbeitung gewährleistet ist.
Zentrale Speicherung: Implementiere ein Customer Relationship Management (CRM)-System, das alle Kundendaten an einem zentralen Ort speichert. Dies ermöglicht es jedem Teammitglied, auf wichtige Informationen zuzugreifen und bei Bedarf einzuspringen.
Follow-ups: Mit einem guten CRM-System kannst du strukturierte Follow-ups automatisieren. Dies hilft, potenzielle Kunden regelmäßig zu kontaktieren, die noch keinen Auftrag erteilt haben, und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass sie letztendlich doch einen Auftrag erteilen.
Kanäle für Neuanfragen:
Multikanal-Anfragen: Gib deinen Kunden die Möglichkeit, über verschiedene Kanäle Anfragen zu stellen. Dies verbessert die Kundenzufriedenheit und erhöht die Anzahl der eingehenden Anfragen.
Integration ins CRM: Verknüpfe alle Kanäle (Anrufe, Website-Anfragen, E-Mails) direkt mit deinem CRM-System, um sicherzustellen, dass keine Anfrage verloren geht und alle zentral bearbeitet werden können.
VoIP-Telefonsystem: Nutze ein VoIP-System, das Anrufe inklusive Kommentare ins CRM überträgt. Dies ermöglicht eine zentrale Bearbeitung und Weiterleitung der Anrufe an die richtigen Mitarbeiter.
Kontaktformular auf der Website: Stelle sicher, dass deine Website ein Kontaktformular hat, das die Basisinformationen des Kunden abfragt und direkt ins CRM-System überträgt. Dies erleichtert die Bearbeitung und Nachverfolgung der Anfragen.
Projektmanagement:
Projektmanagement-Tool: Setze ein leistungsfähiges Projektmanagement-Tool wie HERO Software ein. Dieses Tool unterstützt dich bei der Planung, Durchführung und Überwachung von Projekten.
Automatisierte Auftragsübertragung: Nach Abschluss eines Auftrags werden alle relevanten Informationen automatisch an HERO übertragen, sodass alle notwendigen Details für die Projektumsetzung vorliegen.
Projektplanung: Plane Mitarbeiter, Projekte, Fahrzeuge und Maschinen effizient. Nutze die integrierte Plantafel von HERO, um alle Ressourcen optimal einzusetzen und Engpässe zu vermeiden.
Mitarbeiter-Tool:
Zeiterfassung: Ermögliche deinen Mitarbeitern, ihre Arbeitszeiten per App zu erfassen. Dies vereinfacht die Zeiterfassung und verbessert die Genauigkeit der Daten.
Dokumentenzugriff: Deine Mitarbeiter sollten über die App auf alle notwendigen Dokumente zugreifen können, wie Projektübersichten und Angebote.
Urlaubsanträge: Mitarbeiter können ihre Urlaubsanträge direkt über die App einreichen. Du kannst diese Anträge zentral verwalten und genehmigen oder ablehnen, was die Verwaltung erleichtert.
Projektkalkulationen:
Artikel- und Leistungserfassung: Lege alle Artikel und Leistungen einfach in HERO an. Aktualisiere Einkaufspreise von Lieferanten und Großhändlern über Datanorm, um immer die aktuellsten Preise in deine Kalkulationen zu übernehmen.
Marge berechnen: Bestimme deine Marge und plane eine Gesamtkalkulation basierend auf einer Artikelliste und der Stundenplanung. Dies sichert deine Marge und ermöglicht eine präzise Projektkalkulation.
Nachkalkulation:
Automatische Nachkalkulation: Da alle Artikel und Leistungen in der Projektkalkulation erfasst wurden, kann HERO mit einem Klick eine Nachkalkulation erstellen. Diese basiert auf den tatsächlich gebuchten Stunden und dem verbrauchten Material, sodass du stets deine Marge im Blick behältst.
Rechnungsstellung:
Einfache Rechnungserstellung: Erstelle Rechnungen in HERO basierend auf den erfassten Stunden und dem verbrauchten Material. Sende die Rechnungen mit einem Klick an den Kunden.
DATEV-Integration: Nutze die DATEV-Integration, um die Rechnungsdaten direkt an die Buchhaltung zu übertragen, was den Verwaltungsaufwand reduziert.
Phasenmanagement:
Projektphasen definieren: Lege je nach Art des Projekts verschiedene Projektphasen fest, um jeden Prozessschritt zu kontrollieren und Verantwortlichkeiten klar zuzuweisen.
Beispiel: Bei der Installation einer neuen Heizung könnten die Schritte wie folgt aussehen:
Heizlast berechnen
Förderantrag stellen
Hydraulischen Abgleich durchführen
Team-Einteilung
Umsetzung
Inbetriebnahme Elektrik
Schlussrechnung stellen
Zusammenfassung
Neben diesen Prozessen und Tools ist es essenziell, Dein Unternehmen so zu strukturieren, dass die Verantwortung nicht nur bei Dir liegt. Schaffe Strukturen, die es Deinem Team ermöglichen, Verantwortung zu übernehmen. Überprüfe regelmäßig, ob die Teamstruktur noch zur Unternehmensgröße passt. Ab einer bestimmten Größe benötigst Du Team-Manager, die Dich in Deinen Managementaufgaben unterstützen. Diese Führungskräfte sollten gut vorbereitet werden und nicht unvorbereitet in ihre Rolle geworfen werden, um zu vermeiden, dass alle Probleme wieder bei Dir landen. Diese Ausbildung erfordert nicht nur fachliches Training, sondern auch Management- und Kommunikationsschulungen.
Mit den richtigen Tools, Integrationen und einer geeigneten Teamstruktur wird es wesentlich einfacher, Projekte zu managen und Prozesse an Mitarbeiter zu delegieren. Passe die Prozesse und Integrationen an dein Unternehmen an, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Ein gut durchdachter Prozess ist der Schlüssel zu erfolgreichem Projektmanagement.
Mit den richtigen Tools, Integrationen und einer geeigneten Teamstruktur wird es wesentlich einfacher, Projekte zu managen und Prozesse an Mitarbeiter zu delegieren. Passe die Prozesse und Integrationen an dein Unternehmen an, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Ein gut durchdachter Prozess ist der Schlüssel zu erfolgreichem Projektmanagement.
Bei aufwändigen Abläufen und der effizienten Zusammenarbeit mit Partnern ist Prozessmanagement entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens. Jeder Gründer und Geschäftsführer muss in der Lage sein, Aufgaben zu delegieren und um sich auf die wesentlichen Themen konzentrieren zu können. Nur so kann sichergestellt werden, dass ein Unternehmen wächst und sich weiterentwickelt. Es ist der Schlüssel, um langfristig erfolgreich zu sein.
Jochen Engert
Jochen Engert, Gründer FlixBus und Gesellschafter von HWG
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